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miércoles, 4 de agosto de 2010

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS



































































FACULTAD ISIN
QUINTO SEMESTRE

TEMA:
ORGANIZACIÓN Y
METODOS


DOCENTE:


Ing. José Ortiz


Integrantes:


.  Rubén Ayala
.  Carla Bolaños
.  Hirvinn Belalcazar
.  Evellin Torres
.  Wimper Quelal
.  Diego Alban
.  Roberto Cardenas
.  Marjorie Serrano


QUITO - ECUADOR
2010



























ADMINISTRACION
La administración consiste en lograr los objetivos predeterminados mediante el esfuerzo ajeno.
La palabra Administración proviene de los sub fijos ADD= guía y MINISTER= Subordinado, lo que quiere decir es Guía a un subordinado al cumplimiento de un objetivo común mediante la utilización de los recursos de la organización.
Los recursos de la organización son:
Recurso Natural: tierra, agua, aire, gas, y energía en todas sus formas (electricidad, solar, hídrica, combustible).
Recurso Humano: Esta área es trascendental en cualquier empresa, pues de ellos depende el manejo y mantenimiento de los demás recursos. Según la actividad que desempeñen y el nivel jerárquico estos pueden ser: obreros, oficinistas, supervisores, técnicos, ejecutivos y directores.
Recurso Tecnológico: Son todos aquellos que sirven como herramientas auxiliares en la coordinación de los otros recursos y estos pueden ser: Sistemas de producción, sistemas de venta, sistemas de finanzas, patentes, fórmulas, etc.
Recurso Económico: Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta la empresa. Entre los recursos financieros propios tenemos: Dinero en efectivo, Aportaciones de los socios (Acciones), utilidades, etc. Y entre los recursos financieros ajenos tenemos: Préstamos de acreedores y proveedores, créditos bancarios o privados, emisión de valores (bonos, cédulas).
TIPOS DE ADMINISTRACION
1.- ADMINISTRACION LINEAL O MILITAR: Es una organización simple y de conformación piramidal en la cual cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, se caracteriza porque todas las decisiones se concentran en una sola persona la cual tiene la responsabilidad del mando es una sola persona la cual asigna y distribuye el trabajo a sus colaboradores por lo general se da en la pequeña empresa y la milicia. Es aquella que identifica el grado de autoridad y responsabilidad que genera el grado jerárquico donde mayor autoridad mayor responsabilidad.





2.- ADMINISTRACION ESTRUCTURADA: Este tipo de administración se maneja en función de las unidades más importantes es decir se tiene en nivel superior a los accionistas y gerente general, gerentes departamentales, jefes o coordinadores, mano de obra.

3.- ADMINISTRACION FUNCIONAL: En este tipo de organización se aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea. La característica más importante de esta administración consiste en que cada obrero en lugar de estar en contacto directo con la administración en un único punto, es decir por medio de un de un jefe de grupo recibe las ordenes diarias de otros supervisores a cargo, cada uno de los cuales desempeña su propia función particular.
Es aquella que se basa en el principio funcional, es decir, en el principio de especialización. Su autoridad es relativa y se basa en la especialización, es una autoridad sustentada en el conocimiento y se extiende a toda la organización. Cada subordinado responde a muchos superiores de manera simultanea, pero solo en los asuntos concernientes a la especialidad de ellos y la comunicación se efectúa sin intermediarios. Por otra parte, genera una dispersión, perdida de autoridad de mando, Subordinación múltiple y Confusión en cuanto a los objetivos.



4.- ADMINISTRACION SISTEMATICA: Se fundamenta en el criterio de una secuencia ordenada de funciones de los esquemas jerárquicos es decir toman dos parámetros el operativo y el funcional, cuando es funcional va de arriba hacia abajo es decir tomamos decisiones, generamos estrategias y cumplimos. Y si es operativa se utiliza el esquema del triangulo invertido donde las acciones van de abajo hacia arriba.


5.- ADMINISTRACION POR OBJETIVOS: se fundamenta en los resultados cuyas siglas son APO que se aplican en los sistemas ya que si no cumplen el objetivo no están cumpliendo nada.


MODELOS
1.- MODELO TRIANGULAR (Teoría X)
Está basada en el antiguo precepto del garrote y la zanahoria y la presunción de mediocridad de las masas, se asume que los individuos tienen tendencia natural al ocio lo cual presenta dos necesidades urgentes para la organización: la supervisión y la motivación.
Las premisas de la teoría X son:
  • Al ser humano medio no le gusta trabajar y evitará a toda costa hacerlo, lo cual da pie a la segunda;
  • En términos sencillos, los trabajadores son como los caballos: si no se les espuelea no trabajan. La gente necesita que la fuercen, controlen, dirijan y amenacen con castigos para que se esfuercen por conseguir los objetivos de la empresa; 
  • El individuo típico evitará cualquier responsabilidad, tiene poca ambición y quiere seguridad por encima de todo, por ello es necesario que lo dirijan. 
"Este comportamiento no es una consecuencia de la naturaleza del hombre. Más bien es una consecuencia de la naturaleza de las organizaciones industriales, de su filosofía, política y gestión" 
McGregor

2.- MODELOTRIANGULAR INVERTIDO (Teoría Y)
Los directivos de la Teoría Y consideran que sus subordinados encuentran en su empleo una fuente de satisfacción y que se esforzarán siempre por lograr los mejores resultados para la organización, por tal motivo, las empresas deben liberar las aptitudes de sus trabajadores en favor de dichos resultados.
Los supuestos que fundamentan la Teoría Y son:
  • El desgaste físico y mental en el trabajo es tan normal como en el juego o el reposo, al individuo promedio no le disgusta el trabajo en sí;
    No es necesaria la coacción, la fuerza o las amenazas para que los individuos se esfuercen por conseguir los objetivos de la empresa.
  • Los trabajadores se comprometen con los objetivos empresariales en la medida que se les recompense por sus logros, la mejor recompensa es la satisfacción del ego y puede ser originada por el esfuerzo hecho para conseguir los objetivos de la organización. 
  • En condiciones normales el ser humano medio aprenderá no solo a aceptar responsabilidades sino a buscarlas.


La mayoría de las personas poseen un alto grado de imaginación, creatividad e ingenio que permitirá dar solución a los problemas de la organización.


3.- MODELO PLANO O RECTANGULAR (Teoría Z)
La teoría Z destaca el sentido de responsabilidad comunitaria como base de la cultura organizacional.
Ésta sostiene que las condiciones precedentes favorecen la intimidad, la participación personal y las relaciones profundas de las personas en el trabajo, y eso a su vez fomenta la confianza entre los empleados. Como fuera, el flujo continúa creando en el empleado satisfacción y sentido de autonomía; esta última se experimenta al producir una especie de individualismo egocéntrico en el compromiso con el grupo y la causa trascendental de la compañía lo cual puede producir un sentido mayor de autonomía que el logrado con formas más individualistas a las que se concede tanto valor en el mundo occidental. Así pues, la teoría Z establece que esas condiciones favorecen la productividad.
La teoría Z ha sido criticada por varios motivos, algunos de los cuales se refieren a los hechos en que se funda, las supuestas relaciones entre sus variables y a su lógica.
No se ha demostrado que la satisfacción o sentido de pertenencia mejore la productividad ni que las organizaciones que siguen la teoría Z tengan más éxito que las demás.
Todo considerando, la teoría Z debe verse más bien como una idea estimulante y no como una teoría cuya validez ha sido probada. Debido a lo radical de las teorías X y Y se ve la necesidad de crear una teoría que equilibra a las dos anteriores, quien logra esto es la teoría Z. Esta teoría analiza que el ser humano tiene una actitud variable.
Dado que todas las empresas norteamericanas carecen del imperativo cultural que caracteriza a la empresa japonesa, compete a los gerentes crear una filosofía corporativa que de origen a un clan industrial. Ouchi afirma que algunas compañías norteamericanas de gran éxito han hecho exactamente eso, han producido la misma serie de condiciones y efectos que ocurrieron en Japón. Este desarrollo, indica que los estadounidenses no necesitan imitar los métodos administrativos de Japón. (El empleo para toda la vida; incluso las personas más incompetentes tienen cierta seguridad en la vida.)
4.- MODELO CONICO





ORGANIZACIÓN
1.1  INTRODUCCION:
O y M es una técnica el cual actúa como un mecanismo de Control de los procedimientos administrativos y se relaciona con la Administración en el planteamiento de políticas, estudio y diagnóstico de la organización y recomendar las soluciones posibles a problemas existentes.
1.2  DEFINICION, OBJETIVOS E IMPORTANCIA
O y M es una herramienta la cual facilita el desarrollo de los procedimientos administrativos y ayuda a optimizar los recursos disponibles, también realiza estudios de la estructura organizacional.
OBJETIVOS:
  1. Detectar las causas que ocasionan conflictos en la organización.
  2.  Eliminar el trabajo innecesario.
  3. Eliminar duplicidad y superposición de funciones.
  4. Incrementar la producción.
  5. Mejorar la calidad.
  6. Orientar la estructura y funciones.
  7. Garantizar una organización eficiente.
IMPORTANCIA:
O y M es importante porque da soluciones a los posibles problemas encontrados en la estructura organizacional.
1. 3  JUSTIFICACION Y FINALIDAD
Una vez realizado el estudio del diagnóstico de la organización se llegó a la conclusión que los sistemas actuales no permiten el desarrollo oportuno de las organizaciones por lo que se recomienda efectuar cambios ya sea en la estructura, funciones, actividades y en varios procedimientos que tiene la organización.
FINALIDAD:
La finalidad de O y M es asegurar el máximo de eficiencia de la máquina administrativa, y mediante la aplicación de métodos científicos de organización adecuados se podrá conseguir economías en el coste de la producción y en el uso adecuado de la mano de obra. Como regla general O y M no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.
1. 4 RAZONES DE ESTUDIO DE O y M:
  1. Dar solución a los problemas generados por la máquina Administrativa.
  2. Por iniciativa de los propios directivos.
  3. Por pedido del propio personal o de sus organizaciones.
  4. Por el medio externo que necesita ser satisfecho.
  5. Por políticas de la organización.
1.5 UBICACIÓN GERARQUICA DE O y M
Por lo general y en la mayoría de las organizaciones  a O y M se le asigna funciones de tipo asesor y su ubicación jerárquica en la organización  es junto a los altos niveles directivos.
Esto nos permite:
  1. Tener acceso directo a los niveles directivos de la organización.
  2. Tener un grado de responsabilidad el cual le permita implementar sus propios estudios.
  3. Conseguir que los directivos reconozcan la verdadera importancia de los trabajos de O y M y viabilicen su implementación.
Si se ubica a O y M en otro sitio distinto al que se describió se perdería eficiencia e independencia en el cumplimiento de las funciones asignadas.
Esta unidad debe estar dependiendo de la Gerencia General, Presidente Ejecutivo o demás cargos equivalentes de acuerdo a la organización para que sus labores estén a su consideración.
La creación de O y M surge cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento a las necesidades del medio, la gerencia al no poder por si sola detectar estos inconvenientes decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.
1.6  PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE O y M
Al personal que labora en O y M se los conoce como analistas, este se encarga de recopilar y analizar la información con el fin de presentar soluciones alternativas a los problemas así como asesorar a la implantación a las soluciones que propongan, el analista puede ser un técnico o profesional que requiere de conocimientos los cuales se agrupan en dos tipos:
a.- Conocimiento Teórico: conocimientos de las teorías X, Y y Z, adicional a esto debe tener conocimiento de teoría de la administración, organización, sistemas y metodología de la investigación, adicional a esto debe poseer cursos de especialización de O y M, desarrollo organizacional y mejoramiento de procesos, sumado a estos conocer la estructura de la organización de la institución objeto de estudio.
b.- Conocimientos Técnicos: Conocimientos que le permitan realizar diagnósticos administrativos y de diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujos y de distribución de espacios, además de capacidad de análisis debe tener la capacidad de expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observador y pode trabajar en equipo.
Debe ser capaz de presentar estos informes a tiempo para que puedan ser divulgados al personal de la organización.
1.7 FUNCIONES Y SERVICIO
  1. Entre las principales funciones tenemos:
  2. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia.
  3. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja.
  4. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas.
  5. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación.
  6. Realizar un estudio de todo el trabajo realizado en la organización.
  7. Dictaminar, asesorar e informar.
  8. Conocer y aplicar las técnicas.
  9. Estudiar, proponer e implantar.
En resumen la principal función de O y M es el de asesorar en las posibles soluciones de los problemas y mejoramiento administrativo, por lo que es importante la ubicación del departamento de O y M en ese nivel en donde pueda gozar de un fuerte respaldo y tenga acceso a la máxima autoridad con poder de decisión.
SERVICIOS:
  1. Un buen servicio de la unidad de O y M se caracteriza por:
  2. Tener tiempo de estudiar sus problemas y de buscar las soluciones sin ninguna presión.
  3. Ser independiente de la unidad bajo estudio.
  4. Adiestramiento en técnicas especializadas.
  5. Liberación de la limitaciones o inhibiciones departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.


2. PASOS PARA EL ANÁLISIS DE O y M
La información que genera un mejoramiento administrativo de una dependencia o unidad orgánica debe ser: 
Tomando en cuenta la estimación de costos y presupuestos, recursos humanos, financieros y materiales. Para realizar estos análisis se debe seguir los pasos de la siguiente tabla:
2.1 CARACTERÍSTICAS DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE O y M.
Los cambios significativos, que se logren dar, de acuerdo a las circunstancias en los procedimientos de trabajo podrían ser:
2.2 OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES 
En la Unidad de Organización y Métodos los obstáculos y limitaciones se resumen en:
  • Carencia de un programa de Organización y Métodos
  • Poca predisposición de los ejecutivos
  • Escasez de personal calificado
  • Falta de recursos económicos, técnicos y humanos.
  • Resistencia al cambio (Obstáculo más importante).- en una organización existe tres tipos de resistencia: social, económica, cultural.                                               
2.3.  ESQUEMA BÁSICO PARA EL DIAGNÓSTICO
No existe un modelo básico, pero se puede indicar lo que se requiere aplicar, en una organización pública o privada.


2.4.  ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Es necesario ordenar la información reunida en hojas de trabajo, cuestionarios  etc.,  para generar un archivo que facilite el análisis de los datos.
Existen dos maneras de organizar los datos: narrativa, grafica.


2.5. ANALISIS
En esta fase  al examinar críticamente, el investigador esta en la capacidad de identificar los problemas y posibles soluciones con el propósito de mejorar la organización. El análisis debe ser:
  • Preciso
  • Rápido
  • Consignarse por escrito.
2.6. PRESENTACIÓN DEL INFORME.
El informe final es la base para la exposición a las autoridades, en este documento constan: sugerencias, recomendaciones, cambios, modificaciones que generen solución a los distintos problemas detectados.






3.1 IMPLANTACIONES DE LAS RECOMENDACIONES 
Una vez que las autoridades han decidido aceptar las recomendaciones se cubre varias acciones entre las que podemos citar las más importantes:

3.2. EVALUACIÓN, IMPORTANCIA, CARACTERISTICAS E 
INSTRUMENTOS.
Permite, por una parte, conocer el grado de cumplimiento de los planes implementados para la solución de los problemas empresariales; y por otra, tomar las respectivas acciones correctivas que faciliten una efectiva consecución de los objetivos orientados al mejoramiento administrativo.
3.3.  TIEMPOS Y MEDIOS DE EVALUACIÓN 
3.4. MODIFICACIONES Y AJUSTES 
El analista está obligado a introducir los cambios y ajustes que permitan cumplir su objetivo
Al tomar en cuenta observaciones del personal se  originara mayor colaboración que permite llegar al éxito del proyecto.
3.5. TIPOS DE EVALUACIONES 
Existen dos tipos de evaluación:






ORGANIGRAMAS
4.1 CONCEPTO
Los organigramas no son otra cosa que un modelo gráfico que representa la estructura formal de una organización, indicando los órganos o dependencias y las relaciones de autoridad que guardan entre sí.
Toda empresa tiene una estructura organizacional o una forma de organización de acuerdo a sus necesidades, por medio de la cual se pueden ordenar las actividades, los procesos y su funcionamiento. Consecuentemente también se puede definir al organigrama como la representación gráfica de cómo está estructurado organización de una empresa.
OBJETIVO
Constituyen el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.
4.2 CLASIFICACIÓN
Los organigramas se clasifican en dos grupos.
Por su uso:
  • Analíticos o detallados
  • Sintéticos o esquemáticos
Por su fin:
  • Estructural
  • Funcional
  • De personal o posición

4.2.1 POR SU USO.- Es la manera como se va a desarrollar
  • Analíticos o detallados:
Es un análisis y estudio detallado de las bases más importantes de la estructura de una empresa con todas y cada una de las unidades administrativas que la integran, en el siguiente orden:
Son lo que representan gráficamente la estructura en forma resumida, es lo más importante. Se los utiliza para fines de publicidad, capacitación y difusión.
Representaciones y normativas
1.- Uso de los rectángulos.
Cada nivel jerárquico tiene su representación

4.2.2 Por su fin.- por la estructura de los organigramas.
  • Estructural:
Es la representación gráfica de la estructura administrativa de una organización, identificando los diversos niveles jerárquicos, canales de manado, de comunicación y coordinación.
Ejemplo:
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
  • Funcional:
Es una variación del organigrama estructural en el cual, además de su composición muestra las funciones de todas y cada una de las unidades administrativas que la conforman.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
  • De personal o posición:
Al igual que el anterior, representa la estructura administrativa y la distribución del personal de todas sus unidades. Al interior de cada rectángulo se debe consignar los datos relacionados con el número total de los empleados, la denominación del cargo y 
sueldo respectivo. También se pueden registrar las vacantes existentes y algún otro dato de interés institucional.




Escalar
Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta última.


Mixtos
Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.


CIRCULAR
Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas continuas o punteadas que representan los canales de comunicación, autoridad y responsabilidad existentes entre los órganos (o cargos).



4.3 UTILIDAD, FUNCION, VENTAJAS Y DESVENTAJAS.





5. Administración  por procesos
Después de haberse orientado esfuerzos a medir, controlar, certificar y corregir los procesos de producción, alcanzado ya mejoras como las siguientes:
  • Disminución del coste 
  • Reducción de inventarios
  • Mayor satisfacción del cliente 
  • Incremento de la moral de los empleados 
  • Incremento d utilidades
  • Menor burocracia 

Para identificar los procesos debemos mencionar lo siguiente:

MACRO PROCESO GOBERNADOR.- Corresponden al nivel superior de la organización esta en la junta de accionistas, directorio y ejecutivos.
MACRO PROCESO GENERADOR DE VALOR.- Son generadores de activos, prestación de servicios, áreas de producción y comercialización.
MACRO PROCESO DE APOYO.- Son los que auxilian y facilitan los servicios de recursos humanos, financieros, informática, etc.
MACRO PROCESO HABILITANTES.-  Asesorías en general, organizacional y sistemas, desarrollo organizacional.
MACRO PROCESO ESPECIALES.- Proyectos de extensión de nuevos productos.


5.1 CRITERIOS PARA PREPARAR UN ORGANIGRAMA
PRECISION:
Las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
SENCILLEZ:
Deben ser lo mas simple posible, para representar las estructura(s) en forma clara y comprensible.
PRESENTACION:
Depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse tanto en criterio técnico como de servicio.
VIGENCIA:
Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados.
UNIFORMIDAD:
En diseño debe homogenizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras para facilitar su interpretación.

5.2 NORMAS GENERALES PARA SU ELABORACION.
Para estandarizar la elaboración, lectura e interpretación de los organigramas debemos seguir las siguientes normas:
5.3 NIVELES JERARQUICOS.
Toda empresa tiene sus niveles jerárquicos y de acuerdo a su conformidad podrían ser:
  • Directivo o Superior.
  • Ejecutivo o Intermedio.
  • Operativo.
  • Asesor.
  • Auxiliar.
 DIRECTIVO O SUPERIOR.
Es un cuerpo colegiado que se encarga de emitir las políticas, estrategias y objetivos de la empresa.
EJECUTIVO O INTERMEDIO.
Pone en práctica la política o estrategia establecida por el nivel directivo y demás acciones contempladas en los respectivos estatutos o instrumentos legales de su creación.
OPERATIVO.
Encargado de realizar aquellas actividades que constituyen el eje fundamental del negocio y se las representa en la base del organigrama.
ASESOR.
Tiene la responsabilidad de asesorar al nivel ejecutivo y orientar las acciones al resto de niveles en el campo de su competencia.
AUXILIAR.
Es el responsable de brindar apoyo a todos los demás niveles de la organización 
5.4 QUE ES ESTRUCTURA EN LA ORGANIZACIÓN.
La estructura organizacional es un medio del que sirve una organización cualquiera para corregir sus objetivos con eficacia.
5.5 TIPOS DE ESTRUCTURAS EN LA ORGANIZACIÓN.
Para una mejor información la estructura de una organización se puede dividir en tres tipos:
  • Horizontal
  • Vertical Izquierda
  • Vertical Derecha
HORIZONTAL.
Son aquellas en las que los elementos que soportan los mayores esfuerzos se hallan colocados horizontalmente.


VERTICAL IZQUIERDA.
Son aquellas que se utilizan para que la empresa no crezca para sus lados laterales o en otras ocasiones para dar mayor grado de visión y no sobre monten entre unidades.
VERTICAL DERECHA.
5.6 DESCENTRALIZACION.
Trasferencia definitiva de funciones, atribuciones y responsabilidades de los titulares de las organizaciones hacia otros sectores a efectos de distribuir sus recursos y servicios a sus circunscripciones territoriales.
La estrategia empresarial se orienta hacia la ubicación el bien o servicio en el sitio que más convenga a los intereses del cliente.
Es creado invariablemente por un acto legislativo:
  • Tienen régimen jurídico propio.
  • Tienen personalidad jurídica propia, que les otorga ese acto legislativo.
  • Tienen órganos de dirección, administración y representación.
  • Cuentan con una estructura administrativa interna, cuentan con  patrimonio propio y su objeto propio con régimen fiscal.
5.7 DESCONCENTRACION.
Es un mecanismo mediante el cual los niveles superiores de un organismo, delegan en forma permanente el ejercicio de una o más de sus atribuciones, así como los recursos necesarios para su cumplimiento.
Es importante mencionar que, cuando delegan los aspectos administrativos, financieros, operativos y legales se genera una autonomía total y en menor proporción una parcial y una limitada.


Para su representación en los organigramas se usa de la siguiente manera.



Cuando se desea entregar una autonomía total se debe delegar los cuatro grandes aspectos relacionados con la organización.


5.8 USO DE LEYENDAS.
Cada unidad administrativa debe tener un nombre que permita identificarla fácilmente y establecer su categoría dentro de la organización. Sus leyendas deben ser claras y concisas.


5.9 USO DE RECTÁNGULOS:
Deben utilizarse rectángulos cuyo tamaño (largo) varía ligeramente  de acuerdo con el nivel jerárquico de la unidad que se representa. A un mayor nivel de unidad administrativa el tamaño del rectángulo será mayor. Las unidades de igual jerarquía serán representadas por rectángulos de igual tamaño.

El tamaño de los rectángulos no debe ser muy grande ni muy pequeño que no permita incluir las leyendas. 



5.10 USO DE LÍNEAS:

Existen dos clases de líneas:
  1. Línea continua
Se usa para representar las relaciones de autoridad, de dependencia directa que  existe entre las diferentes unidades administrativas. Las líneas deben ubicarse en la mitad del rectángulo. La línea que representa el mando principal debe ser más gruesa y marcada que las secundarias.


b) Línea cortada

Se usa para representar las relaciones de coordinación entre las unidades y separar el sector descentralizado o desconcentrado.



5.11 NIVELES ADMINISTRATIVOS.

Dentro de cada uno de los niveles jerárquicos existe la necesidad de identificar claramente las subdivisiones o lo que se denomina los niveles administrativos, cuyas denominaciones varían de acuerdo al sector al que pertenezca la organización. Gerencia se utiliza en el medio privado y Secretaria del Estado en el Público. 

Estos niveles deberán considerar la proyección y crecimiento de la institución y su denominación responder al sector al que pertenecen. Generalmente se utilizan las siguientes denominaciones:

  1. Subgerencia 
  2. Departamento
  3. Sección 
  4. Grupo de trabajo

5.12 NORMAS PARA PRESENTAR UN ORGANIGRAMA 


a) Se debe presentar en una sola hoja, caso contrario utilizar conectores para indicar su secuencia.


b) En la parte inferior izquierda consignar los campos para registrar las fechas de: elaboración, aprobación y uso de leyendas del organigrama. 
Trabajo: Presentar un organigrama estructural, funcional y de posición  de la empresa en la cual trabaja u otra empresa a elección del grupo de investigación. El primero debe abarcar a toda la organización, el segundo y tercero  parciales, es decir de un área o departamento. 

Responsabilidad y referencias: Gerencialmente se coloca en la parte inferior izquierda del organigrama utilizando rectángulos en su vértice se pone la siguiente información: 

Elaborado por.- Apellido y nombre 
Aprobado por.- Apellido y nombre
Fecha de elaboración.- dd/mm/aa
Revisado por.- Apellido y nombre
Fecha de revisión.- dd/mm/aa

La representación gráfica es la siguiente:





Cabe mencionar que las líneas de conexión entre los departamentos se deben establecer de acuerdo a la siguiente referencia:












6.1 MANUALES

Son herramientas de guías de las actividades que deben realizar el personal en la organización, es un compendio de funciones, actividades y tareas que deberán asumir las diferentes unidades administrativas que conforman la organización. 

6.2 Definición

Los manuales no son otra cosa que la identificación clara de las estructuras organizacionales y las funciones asignadas a cada unidad administrativa, a estos manuales se les conocen también como reglamentos orgánicos funcionales. 

Los manuales se les considera como complementos de datos que trae el organigrama y de ayuda a los niveles superior, intermedio y operativo. 

6.3 Ventajas y Desventajas del Manual 
  1. Las Ventajas

En cuanto a la organización.- delimita el campo de acción, funciones, atribuciones y responsabilidades de cada unidad administrativa, y analiza la estructura y funciones de la organización. 
En cuanto a los ejecutivos.- Facilita el conocimiento de su área de competencia, funciones y responsabilidades, contribuye a determinar su posición relativa dentro de la estructura.
En cuanto al personal de operación.- Permite un conocimiento de la estructura de la organización, facilita el conocimiento de las tareas, la iniciativa y responsabilidad asignadas; y facilita la capacidad por áreas funcionales.

  1. Desventajas
Se impone excesivo formalismo en la organización, lo que determina rigidez en el cumplimiento de las actividades. 
Su elaboración demanda un gran esfuerzo y no así los beneficios, generalmente su contenido es incompleto. Es muy difícil mantener actualizado su contenido, debido a que la estructura de cualquier organismo es dinámica y no estática. 
    6.4 Partes de un Manual 
    Un manual consta de tres partes que son: 
      • Una parte general.- Que describe una breve historia de la empresa, sus objetivos, políticas y la forma como el personal participará para el logro de sus metas.  
      • Una parte esencial.- Que describe las funciones asignadas a las unidades administradas.
    La descripción de funciones se efectuará en el siguiente orden:
    1.- Planificación
    2.- Organización
    3.- Dirección
    4.- Control
    5.- Especialización del área

    Una parte complementaria.- Se describe los organigramas generales y de detalle a la vez que el glosario de términos.
       
    6.5 Razones y pasos para la elaboración de manuales 

    Enfoca con claridad cuál es la naturaleza de la función, la forma de llevarla a cabo, límites a los que llegue la autoridad y la responsabilidad y la clase de relaciones que hay entre los diferentes niveles de la organización.
    Para lo cual no se debe descuidar de:
      • A quien va dirigido.
      • Políticas de la empresa.
      • Historia y sus antecedentes de la empresa.
      • Normas de personal.
      • Procedimientos utilizados.

    Pasos para la elaboración de un manual

    Los pasos para realizar el manual son:
      • Recopilación de información.
      • Estudio y análisis de la información recopilada.
      • Elaboración del proyecto.
      • Dictamen de autoridad competente.
      • Propuesta definitiva del manual.
      • Aprobación por las más altas autoridades.
      • Publicación y distribución.
    6.6 Estructura

    Se estructura de la siguiente manera:
      • Introducción.- Explicación esquemática de la filosofía, contenido y aplicación del manual así como las mejoras a obtenerse.
      • Organigramas.- Se recomienda los organigramas analíticos, funcionales y de posición.
      • Objetivos generales.- Se describe los objetivos planteados a nivel de la empresa y por unidad.
      • Políticas generales.- Son las reglas, lineamientos planteados en la organización así como por cada unidad.  En algunos casos se recomienda realzar una descripción de la misión y visión.
      • Funciones por unidad a nivel de jefaturas y administrativas.- Se efectúa la descripción de funciones a nivel de cada unidad administrativa, con énfasis en el proceso administrativo.

      • Algunos manuales.- Deben tener:

      • PUESTO: Educación, experiencia y conocimiento.
      • DESCRIPCION GENERAL.
      • FUNCIONES: Diarias, periódicas y eventuales.

      • Glosario de términos.- Se prepara una lista de términos de uso más frecuente en el manual con su significado.

      • Detalles del manual.- A utilizar:
      • Carpetas, hojas, separadores, numeración y fecha (DD/MM/AA).

      • Observaciones generales.- Se da una explicación más detallada sobre conceptos y contenidos.
      • Ejemplo
    RESPONSABILIDAD: Puesto de trabajo y lista de responsables.

    AUTORIDAD: Facultad de puesto para tomar decisiones.


    FUNCIONES DE LOS PUESTOS: 
     
    Para los altos ejecutivos:


    Planificación, organización, dirección y control.
    Para los demás puestos:

    Diarios, periódicos y eventuales.

    EDUCACIÓN: Descripción de la educación básica para el puesto.

     6.6   ESTRUCTURA DE UN MANUAL:
    A la hora de realizar un manual debemos considerar los siguientes aspectos:
      1. Introducción: Explicación de contenido y aplicación.
      2. Organigramas: Se trata de representar gráficamente los aspectos más importantes de la estructura orgánica de una institución. Se recomienda los organigramas analíticos, funcionales y  de posición.
      3. Objetivos Generales: Son las metas a alcanzar.
      4. Políticas Generales: Son reglas  planteadas en la organización así como por unidad. 
      5. Funciones por unidad a nivel de jefaturas y administrativas: Se realiza la descripción de funciones a nivel de cada unidad.
      6. Glosario de términos: Lista de términos usados frecuentemente en el manual con su significado.
      7. Detalles del manual: Encabezado, pie de página, fecha.
      8. Observaciones Generales: Se trata de una explicación más detallada de los conceptos y contenidos. Por ejemplo, de qué se trata las funciones que ejerce cierta autoridad.
    6.7   MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
    6.7.1   CONCEPTO Y OBJETIVOS:
    Es un documento que contiene la descripción de las actividades a seguir en la realización de las funciones de una unidad, precisa responsabilidad y participación.
    Objetivos:
      • Eficiencia al desarrollar actividades y procedimientos para cada área.
      • Proponer la sistematización de funciones.
    Políticas de control:
      • Definir un sistema que limite las funciones y responsabilidades por unidades y puestos.
      • Mediante el manual de procedimientos señalar una separación adecuada de funciones, para evitar la repetición de actividades entre varias personas.
    6.7.2   SÍMBOLOS PARA LAS RUTAS DE PROCEDIMIENTOS
    La estructura tiene información sobre la historia, organización y procedimientos de la empresa, de esta manera se describe de forma lógica y secuencial los pasos de los que se compone un procedimiento o función completa.
    6.7.3   ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
    6.7.4   CLASES DE MANUALES Y SU CONTENIDO
    Clases de manuales de procedimiento:
      • Personal con todos sus subsistemas
      • Seguridad Industrial
      • Abastecimiento
      • Contabilidad
      • Control de comunicaciones
      • Presupuestos
      • Administración de caja
    El contenido del manual de procedimientos deberá ser:
      • Introducción
      • Objetivos
      • Políticas
      • Diagramas de Flujo
      • Secuencia de ejecución
      • Descripción de formas
      • Anexos
    6.7.5   Ejemplo
    Realizar un manual de procedimientos para la selección de personal.
    INTRODUCCIÓN
    Es una herramienta de trabajo que ayudará a la selección de personal.
    OBJETIVOS
      • Permitir una amplia participación de postulantes al cargo objeto de concurso.
      • Verificar el cumplimiento de los requerimientos solicitados.
      • Asegurar que la selección recaiga en la persona más idónea para el puesto.
    POLÍTICAS
      • Este procedimiento se aplicará en toda la empresa.
      • Todo proceso de selección, será de responsabilidad exclusiva del departamento del personal.
      • Previo a la selección se debe contar con la clasificación de puestos y con políticas claras sobre: Formas de trabajo, condiciones, salarios.
    6.6 DIAGRAMA DE FLUJO
    Se debe tener en cuenta:





    7  SISTEMA DE LA CALIDAD
    7.1  Sistema de Calidad del Desarrollo Organizacional (DO)del XXXXX
    Se encuentra definido en tres niveles jerárquicos:

      • Nivel Superior: Se encuentra el Manual de Calidad que contiene el sistema de la calidad, conforme a la política de la calidad y los objetivos establecidos dentro de la DO.
      • Nivel Intermedio: Se encuentran los procedimientos documentados de las actividades desarrollados por la DO, que conforman el Sistema de Calidad.
      • Nivel Inferior: Se tienen los registros, formatos que aseguran el cumplimiento de los procedimientos y por ende el Sistema de Calidad de la DO.
     7.2 Referencias Normativas
    El manual de calidad de la DO  se basa en la NTE XXXXX-ISO 8 402:94.
    Este manual se ajusta y está en concordancia con las disposiciones legales y administrativas que rigen la actividad y funcionamiento del XXXXX y por ende de la DO, las disposiciones son:
      • Ley de creación del XXXXX
      • Reglamento orgánico Funcional del XXXXX
      • Ley y Reglamento de Servicio Civil y Carrera Administrativa
      • Ley de Remuneraciones
      • Ley de Contratación Pública
      • Reglamento General de bienes del Sector Público
      • Reglamento Interno de Administración de personal






























      7.3   Revisión del contrato


      El XXXXX, a través de la DO, luego de seguir los procesos mencionados en el punto anterior recibe los bienes o servicios constatando que el proveedor entregue los bienes o preste los servicios, conforme esté determinado en las cláusulas contractuales suscritas entre las partes.
      PROCEDIMIENTOS APLICABLES
      PSAAB01   Procedimiento de Adquisición  de Bienes para el XXXXX.
      PSACS02   Procedimiento de Contratación de Servicios para el XXXXX.
      7.4 Revisión del Contrato


      A través de la DO, luego de seguir los procesos contemplados en las disposiciones legales y reglamentarias constantes en la Ley de Contratación  Pública, Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, recibe los bienes o servicios constatando que el proveedor entregue los bienes o preste los servicios, conforme esté determinado en las cláusulas contractuales suscritas entre las partes.


      7.5  Modificación del contrato


      Para modificar el contrato, este debe contar con cláusulas que definan y prevean los cambios que se generen por aplicación de leyes y disposiciones legales emitidas con posterioridad a la firma del contrato y que se relacionen con la cosa objeto del mismo.

      7.6  Control de los documentos y los datos

      La documentación del Sistema de la Calidad de la DO, para asegurar una oportuna distribución de los documentos vigentes, se clasifica en tres niveles jerárquicos:

      NIVEL A: - Manual de la Calidad de la DO (MC)


      NIVEL B: - Manual de Procedimientos de la DO (MP)
      -Leyes, Decretos, Reglamentos, Acuerdos y Resoluciones (CL)
      -Manuales del Sector Público (MS)


      NIVEL C: - Formulários (F)
      -Solicitudes (S)
      -Registros (R)


      7.7  Aprobación y emisión de documentos


      El proyecto se lo remite al Director Administrativo y de Recursos Humanos con la identificación de BORRADOR para la revisión y aceptación; paralelamente lo distribuye a los involucrados para su revisión y comentarios, previa a la discusión y aprobación por parte del comité de calidad. El comité de calidad revisa y controla la codificación del documento definitivo, lo autoriza y entrega para la aplicación.


      7.8  Compras


      Para asegurar que las compras satisfagan los requerimientos, el equipo mantiene un banco de proveedores externos legalmente calificados que comercializan bienes tales como suministros de: oficina, laboratorio, aseo, computación, confección de uniformes, ropa y prendas de protección; y, la prestación de servicios como: mantenimiento y conservación de mobiliario, equipos de oficina, computación, parque automotor, contratación de seguros, vigilancia, etc.
      La DO por intermedio del Proveedor Interno del XXXXX y el Guardalmacén Jefe, verifican el cumplimiento de dichas adquisiciones; en cambio, el solicitante recepta el pedido bajo su conformidad.

      La actualización de los Proveedores Externos se realiza una vez por año en base del cumplimiento que tuvieron con el XXXXX en la entrega de los bienes adquiridos y la prestación de servicios contratados.


      7.9 Control de los procesos


      La DO, mantiene instrucciones y procedimientos para controlar los procesos administrativos que afectan directamente a su funcionamiento, de tal manera que las actividades se ejecuten en tiempos oportunos con la calidad requerida y ajustándose a las demandas del solicitante para satisfacer sus expectativas.
      El Director Administrativo efectúa el seguimiento de los trámites dispuestos a la
      DO, bajo los procedimientos correspondientes.
      7.10  Almacenamiento, preservación y entrega


      La DO, cuenta con procedimientos que permiten almacenar, preservar, entregar los suministros y materiales de oficina; así como para el mantenimiento de los bienes muebles y equipos de uso en el XXXXX.
      La manipulación, almacenamiento, preservación y entrega es responsabilidad del
      Guardalmacén Jefe, bajo la supervisión del Jefe de Servicios Administrativos y conforme a los procedimientos indicados.


      7.11 Control de los registros de la calidad


      El control de los registros de la calidad garantiza la correcta identificación, mantenimiento y archivo de los registros que demuestran la estructura y desempeño del Sistema de la Calidad de la DO; según lo determinado en el numeral 6 del Manual.
      La documentación, se encuentra codificada, identificada, clasificada y archivada adecuadamente en las áreas de la DO y está a disposición de los usuarios internos del XXXXX, el momento que así lo requieran. La documentación se encuentra archivada en:
      La oficina de la DO:
        • Manual de la Calidad MC
        • Manual de Procedimientos MP
        • Expedientes de personal de funcionarios activos
        • Leyes, Decretos, Reglamentos, Acuerdos y Resoluciones que norman la actividad administrativa de la DO (Carpeta CL)
        • Manuales del Sector Público relacionadas con la función de la DO (MS)
      La oficina de Servicios Administrativos, las carpetas de:
        • Servicios Administrativos
        • Vehículos
        • Seguros
        • Varios (Pasajes aéreos, Copiadora, Bodega, adquisiciones, etc.)
        • Proveedores
      La oficina del Departamento de Personal:
        • Kardex de personal
        • Reportes de refrigerio
        • Carpeta de documentación enviada y recibida en la DO (Trámites)
        • Subsidio de educación
      7.12 Auditorías internas de calidad

      Para revisar el funcionamiento del Sistema de Calidad de la DO, se realiza Auditorías Internas de la Calidad por lo menos una vez por año, dependiendo de las necesidades del XXXXX y los resultados de Auditorías Internas; para lo cual es designado el Equipo Auditor integrado por lo menos por dos funcionarios que efectúen el trabajo de conformidad con el Plan de Auditoria establecido para el efecto.
      Las Auditorías Internas se ejecutan por iniciativa de la DO ó por disposición de la
      Dirección General. El equipo Auditor está conformado por funcionarios independientes al área a auditarse y es designado por el Director Administrativo o por el Director General, según sea el caso.

      PROCEDIMIENTOS APLICABLES


      PDAAI10 PROCEDIMIENTO DA AUDITORIAS INTERNAS


      7.13 Capacitación

      La DO mantiene procedimientos para determinar las necesidades de capacitación del personal del XXXXX; necesidades que permiten programar y ejecutar los eventos tendientes a mejorar las actitudes de los individuos en el desempeño de sus funciones.
      La capacitación interna o externa es dirigida a todo el personal, que de acuerdo al
      Plan y los Objetivos del XXXXX sea necesario para la actualización o adquisición de conocimientos como mecanismo adecuado en la optimización de los resultados.
      Los eventos de capacitación organizados por efecto de aplicación del Plan se realizan con instructores internos o externos, dependiendo de la disponibilidad de los recursos y el grado de especialización de la temática a impartir. Se desarrollarán en las instalaciones del XXXXX o en locales contratados exteriormente.


      PROCEDIMIENTOS APLICABLES

      PPRCP07.-Procedimiento para determinar las necesidades de capacitación de personal del xxxxx
      PDAHC14.- Procedimiento para el pago de honorarios a funcionarios
      Funcionarios y particulares que participen como Instructores en eventos de capacitación
      EJECUTADOS POR.- El xxxxx

      7.14  Técnicas estadísticas


      Para medir los objetivos establecidos por la DO, se realiza el control mensual o anual, según sea el caso en los registros que permiten evaluar numérica y porcentual los procesos de las actividades realizadas por la Dirección. 
      Las actividades controladas son:


      En la oficina de Servicios Administrativos:
        • Vehículos (mantenimiento, combustible, kilometraje)
        • Copiadora (mantenimiento, suministros utilizados y No. de copias sacadas por Unidad Administrativa u Operativa)
        • Equipos y bienes muebles (mantenimiento, inventario)
        • Bodega (kardex de suministros, inventario)
      En la oficina de Personal
        • Kardex de personal (Asistencia, faltas, vacaciones, comisiones, atrasos, sanciones)
        • Reporte de refrigerio
        • Necesidades de capacitación
        • Subsidio de educación
      El Director Administrativo es el funcionario responsable de hacer el seguimiento para que se cumpla con las actividades mencionadas